5 lỗi VLOOKUP Excel phổ biến và cách tránh chúng

Hàm VLOOKUP trong Excel là một công cụ tuyệt vời giúp bạn tiết kiệm thời gian và giảm công sức thủ công khi xử lý lượng dữ liệu lớn. Tuy nhiên, nó có thể gây ra sự thất vọng khi bạn mới bắt đầu và dường như không thể làm cho nó hoạt động.

Bạn gặp khó khăn trong việc đạt được kết quả mong muốn? Bạn có thắc mắc tại sao hàm VLOOKUP lại trả về lỗi #N/A thay vì giá trị bạn cần không? Bài viết này sẽ giúp bạn xác định các lỗi phổ biến và cách bạn có thể sửa chúng.

1. Tra cứu giá trị trong cột sai

Một trong những lỗi phổ biến nhất mà bạn sẽ thấy khi sử dụng công thức VLOOKUP là hàm chỉ trả về kết quả #N/A các giá trị. Lỗi này xảy ra khi nó không thể tìm thấy giá trị tra cứu mà bạn đã yêu cầu nó tìm kiếm.

Trong một số trường hợp, bạn có thể sử dụng hàm XLOOKUP để thay thế, tuy nhiên, việc sửa lỗi trong phương trình VLOOKUP của bạn cũng dễ dàng như vậy.

Cách khắc phục lỗi này:

Lý do VLOOKUP không tìm thấy giá trị mong muốn có thể là do giá trị không có trong bảng. Tuy nhiên, nếu nó đang trả lại tất cả #N/A và giá trị tra cứu là văn bản, rất có thể là do nó chỉ có thể đọc từ trái sang phải.

Khi tạo bảng trong Excel cho hàm VLOOKUP, hãy đảm bảo đặt giá trị tra cứu ở bên trái giá trị bạn muốn trả về. Cách dễ nhất để làm điều này là biến nó thành cột đầu tiên trong bảng.

Bây giờ, công thức của bạn sẽ trả về một giá trị:

2. Định dạng số không chính xác

Khi xử lý các số làm giá trị tra cứu của bạn, bạn có thể rất bực bội khi cố gắng tìm ra điều gì đang xảy ra. Nếu bạn gặp lỗi, điều đầu tiên cần kiểm tra là định dạng số của bạn.

Các vấn đề về định dạng có thể xảy ra khi nhập dữ liệu từ cơ sở dữ liệu bên ngoài hoặc sao chép dữ liệu từ nguồn bên ngoài. Để biết dữ liệu của bạn có đang đọc dưới dạng văn bản hay không, hãy kiểm tra xem dữ liệu đó có được căn chỉnh sang bên trái hoặc có biểu tượng lỗi hay không. Các số, khi được định dạng chính xác, sẽ hiển thị được căn chỉnh về bên phải.

Cách khắc phục lỗi này:

Nếu các số trong bảng của bạn hiển thị dưới dạng văn bản, bạn sẽ cần chuyển đổi chúng thành số. Cách hiệu quả nhất để làm như vậy là sử dụng Chỉ báo lỗi. Sử dụng Chỉ báo lỗi để định dạng số:

1. Chọn cột của bạn với giá trị tra cứu. Một cách nhanh chóng để chọn tất cả dữ liệu là nhấp vào ô đầu tiên trong cột mong muốn. Tiếp theo, trong khi giữ phím ĐIỀU KHIỂN phím, bấm vào Phím mũi tên xuống.
2. Khi bạn đã chọn tất cả dữ liệu trong cột của bảng, hãy nhấp vào biểu tượng Chỉ báo lỗivà chọn Chuyển đổi sang số.

   

3. Lỗi này trong công thức của bạn bây giờ sẽ biến mất.

   

3. Giá trị trả về sai do giá trị tương tự

Trong một số trường hợp, bạn có thể thấy một giá trị được trả về, tuy nhiên, giá trị tra cứu không tồn tại. Điều này có thể xảy ra nếu bạn không thiết lập công thức của mình để chỉ tìm các kết quả khớp chính xác.

Cách khắc phục lỗi này:

Dễ dàng giải quyết vấn đề này bằng cách cập nhật công thức của bạn theo các bước sau:

1. Nhấp vào ô đầu tiên trong cột của bạn với VLOOKUP chức năng.
2. Xem công thức bằng cách nhấp vào fx cái nút.
3. Trong hộp cuối cùng, Range_Lookup, đảm bảo rằng nó có giá trị 0 để đối số là SAI. Nếu nó là 1 hoặc trống, nó sẽ được đặt thành TRUE. True có nghĩa là nếu nó không thể tìm thấy giá trị chính xác, nó sẽ trả về giá trị cho kết quả khớp gần nhất. Nếu Sai, công thức sẽ chỉ trả về giá trị khớp chính xác hoặc lỗi.

   

4. Không khóa phạm vi dữ liệu

Cho đến nay, chúng tôi đã sử dụng các giá trị VLOOKUP đơn lẻ. Tuy nhiên, hàm VLOOKUP cũng rất tuyệt vời để tự động lấy thông tin từ bảng này sang bảng khác.

Ví dụ: nếu bạn có một bảng hiển thị doanh số theo ID nhân viên và một bảng khác hiển thị tên và số ID của nhân viên, bạn có thể sử dụng công cụ này để hiển thị doanh số theo tên nhân viên bằng cách tra cứu số ID.

Khi sử dụng công thức VLOOKUP trong một cột, thay vì một ô, phạm vi dữ liệu có thể thay đổi và dẫn đến các giá trị không chính xác hoặc lỗi được trả về.

Cách khắc phục lỗi này:

Để ngăn điều này xảy ra, hãy nhớ khóa phạm vi dữ liệu của bạn, đảm bảo công thức sử dụng cùng một phạm vi tra cứu cho mọi ô.

1. Nhấp vào ô đầu tiên trong cột của bạn với VLOOKUP chức năng.
2. Xem công thức bằng cách nhấp vào fx cái nút.
3. Nếu sử dụng một bảng, bạn Bảng_Array nên là bảng x[#All] (như được thấy bên dưới).

   

4. Nếu sử dụng một phạm vi thông thường hoặc bạn không muốn toàn bộ cột, hãy đảm bảo đặt $ trước chữ cái và một lần nữa trước số ô bạn muốn bắt đầu và kết thúc.

   

5. Một trong những phương pháp này sẽ hoạt động để khắc phục lỗi của bạn.

5. Công thức tính tổng không hoạt động do giá trị #N/A

Ngay cả khi công thức của bạn hoạt động chính xác, #NA giá trị vẫn có thể xuất hiện nếu giá trị không tồn tại trong bảng. Điều này khá phổ biến và có thể ảnh hưởng đến các công thức khác được áp dụng cho cột của bạn.

Một trong những chức năng được sử dụng nhiều nhất là công thức tính tổng, không thể tính toán nếu có các giá trị không phải là số trong phạm vi mà bạn muốn cộng lại với nhau.

Cách khắc phục lỗi này:

May mắn thay, có hai cách dễ dàng để khắc phục sự cố này; sử dụng SUMIF công thức hoặc bằng cách kết hợp các SỐ PHIẾU chức năng vào của bạn VLOOKUP phương trình.

Sử dụng SUMIF thay vì công thức SUM:

1. Thay vì sử dụng hàm SUM, hãy nhập =SUMIF
2. bấm vào fx cái nút.
3. Dưới Phạm vihãy sử dụng phần bạn muốn khớp với tiêu chí.
4. Dưới Tiêu chuẩnchèn đối số này để loại trừ #N/A các mục từ phương trình; “<>#N/A”.

   

5. Dưới Phạm vi tổng, hãy đặt dãy bạn muốn cộng lại với nhau. Trong trường hợp này, cột với bạn VLOOKUP.
6. Công thức sẽ giống như thế này:

Sử dụng hàm IFERROR trước công thức VLOOKUP:

1. Nhấp vào ô đầu tiên trong cột của bạn với VLOOKUP chức năng.
2. Trong tab công thức, gõ vào SỐ PHIẾU( giữa dấu bằng và V.

   

3. Sau VLOOKUP loại phương trình trong ,0)
4. Công thức sẽ giống như thế này:

   

5. Bây giờ thay vì #N/A bạn sẽ trở lại số 0 nếu giá trị không có ở đó.

   

Làm chủ công thức VLOOKUP trong Excel bằng cách tránh các lỗi phổ biến này

VLOOKUP là một công thức mạnh mẽ khi được sử dụng đúng cách, vì vậy, việc sử dụng các mẹo này để tránh mắc lỗi sẽ tạo ra sự khác biệt. Với những lời khuyên này, bạn sẽ tiết kiệm thời gian và tăng năng suất của mình.

Từ định dạng và thay đổi phạm vi, đến sử dụng các công thức tương tự như XLOOKUP, luôn có cách để tăng năng suất. Cách tốt nhất là tiếp tục học hỏi và không ngừng nâng cao kỹ năng của bạn.