5 lời nhắc ChatGPT để xúc tiến các nhiệm vụ nhân sự thông thường

Trong thế giới nguồn nhân lực, các nhiệm vụ hành chính lặp đi lặp lại có thể tốn thời gian và làm cạn kiệt các nguồn lực quý giá. Tuy nhiên, với việc ra mắt ChatGPT, các nhóm quản trị viên và nhân sự có cơ hội tận dụng việc tạo nội dung AI để đạt được lợi ích trong hoạt động.

Bằng cách khai thác khả năng tạo ngôn ngữ của mình, ChatGPT có thể hỗ trợ tự động hóa các quy trình nhân sự khác nhau, giải phóng thời gian cho các sáng kiến ​​và nhiệm vụ chiến lược yêu cầu thực hiện thủ công. Hãy xem xét một số lời nhắc mà mọi nhà quản lý nhân sự nên bắt đầu sử dụng ngay hôm nay (nếu họ chưa có).

1. Mô tả công việc thủ công

ChatGPT có thể giúp cuộc sống của mọi người trở nên dễ dàng hơn, nhân viên nhân sự cũng không ngoại lệ. Lấy mô tả công việc thủ công, ví dụ. ChatGPT xúc tiến quá trình này bằng cách tạo nội dung soạn sẵn dựa trên một vài chi tiết chính mà bạn cung cấp.

Bắt đầu bằng cách nhập chức danh công việc rõ ràng, trách nhiệm và trình độ yêu cầu. Để đảm bảo nội dung được tạo tuân theo cấu trúc và định dạng mong muốn của bạn, bạn nên đưa một ví dụ hoặc mô tả công việc trước đó làm tài liệu tham khảo.

Bằng cách thiết lập các nguyên tắc này, bạn có thể đào tạo ChatGPT để tạo ra các mô tả công việc có cấu trúc tốt và hấp dẫn, phù hợp với yêu cầu của tổ chức bạn. Hãy nhớ xem lại và tùy chỉnh nội dung được tạo trước khi hoàn thiện bản mô tả công việc.

2. Chuẩn bị câu hỏi phỏng vấn

Việc chuẩn bị các câu hỏi phỏng vấn có thể tốn nhiều thời gian, đặc biệt khi bạn cần điều chỉnh chúng cho phù hợp với vai trò công việc, kỹ năng và năng lực cụ thể. ChatGPT có thể hợp lý hóa quy trình này bằng cách giúp bạn tạo các câu hỏi phỏng vấn phù hợp và hiệu quả.

Chỉ cần cung cấp các chi tiết cần thiết về vị trí, bao gồm các kỹ năng và trình độ mong muốn. Bạn cũng có thể chỉ định loại câu hỏi bạn thích, chẳng hạn như hành vi hoặc tình huống và bất kỳ chủ đề nào cần tránh.

ChatGPT sẽ sử dụng khả năng tạo ngôn ngữ của mình để đề xuất một loạt câu hỏi phỏng vấn sâu sắc mà bạn có thể kết hợp vào quy trình phỏng vấn của mình. Hãy nhớ xem xét và tùy chỉnh các câu hỏi để đảm bảo chúng phù hợp với nhu cầu của tổ chức bạn và các yêu cầu công việc cụ thể.

3. Nhanh chóng sản xuất tài liệu giới thiệu

Việc giới thiệu nhân viên mới liên quan đến việc tạo các tài liệu cần thiết, chẳng hạn như thư mời, email chào mừng và sổ tay nhân viên. ChatGPT có thể giúp tạo ra tất cả những thứ này. Bắt đầu bằng cách cung cấp thông tin liên quan, chẳng hạn như tên, chức vụ, chi tiết lương thưởng của nhân viên mới và bất kỳ điều khoản hoặc chính sách cụ thể nào được đưa vào.

Chúng tôi khuyên bạn nên làm theo một tài liệu cho mỗi lời nhắc, vì trộn lẫn các chủ đề là một trong những lỗi ChatGPT lớn nhất cần tránh. Tuy nhiên, bạn có thể sử dụng cuộc trò chuyện mang lại thư mời để thông báo cuộc trò chuyện dẫn đến email chào mừng, v.v. ChatGPT sử dụng bộ nhớ theo ngữ cảnh để học hỏi từ các cuộc trò chuyện trước đó.

ChatGPT sẽ tạo các tài liệu giới thiệu được viết tốt và chuyên nghiệp, có thể tùy chỉnh thêm để đáp ứng các yêu cầu cụ thể của tổ chức bạn. Điều này giúp tiết kiệm thời gian và đảm bảo tính nhất quán trong quy trình giới thiệu, cho phép các chuyên gia nhân sự tập trung vào việc xây dựng trải nghiệm tích cực và liền mạch cho nhân viên mới.

4. Tạo mẫu lời nhắc qua email

Gửi email nhắc nhở thường xuyên để đánh giá hiệu suất, các buổi đào tạo và thời hạn quan trọng là một nhiệm vụ nhân sự phổ biến. ChatGPT có thể giúp hợp lý hóa quy trình này bằng cách tạo các mẫu lời nhắc qua email.

Bắt đầu bằng cách phác thảo mục đích của email, sự kiện hoặc thời hạn được giải quyết và bất kỳ hướng dẫn hoặc tệp đính kèm cần thiết nào được đề cập. Bạn cũng có thể chỉ định giai điệu và mức độ khẩn cấp mà bạn muốn.

ChatGPT sẽ tạo một mẫu email được thiết kế tốt có thể được tùy chỉnh và gửi cho nhân viên, đảm bảo liên lạc kịp thời và giảm khả năng bỏ lỡ thời hạn hoặc các nhiệm vụ bị bỏ qua. Hãy nhớ xem lại và điều chỉnh email—vì ChatGPT có thể mắc lỗi.

5. Tạo Nội dung Bản tin Nhân viên

Bản tin nhân viên có thể quan trọng đối với giao tiếp nội bộ và sự tham gia của nhân viên. Cung cấp cho ChatGPT các chủ đề chính, cập nhật hoặc tin tức công ty và chatbot sẽ tạo nội dung được viết tốt để có thể chia sẻ với lực lượng lao động của bạn.

Bạn có thể tùy chỉnh nội dung được tạo bằng cách thêm ngữ cảnh bổ sung, giai thoại cá nhân hoặc thông tin cụ thể của công ty. Điều này cho phép các đại diện nhân sự cập nhật thông tin cho nhân viên, nâng cao văn hóa công ty và thúc đẩy tinh thần đoàn kết và gắn kết mà không cần trở thành người quản lý nội dung toàn thời gian.

Mở khóa hiệu quả nhân sự với ChatGPT

Bằng cách tận dụng sức mạnh của ChatGPT, các chuyên gia nhân sự có thể hợp lý hóa các nhiệm vụ hành chính thông thường và tập trung vào các sáng kiến ​​chiến lược. Loại bỏ những cơn đau đầu thường ngày và tập trung vào các khía cạnh của công việc mà bạn yêu thích nhất.

Từ việc soạn thảo mô tả công việc và chuẩn bị các câu hỏi phỏng vấn đến tạo nội dung bản tin dành cho nhân viên, ChatGPT cung cấp hỗ trợ có giá trị trong việc tự động hóa các quy trình nhân sự. Nhóm của bạn sẽ tận dụng ChatGPT như thế nào tiếp theo?