5 công cụ cộng tác tài liệu tốt nhất để làm việc từ xa
Với sự bùng nổ của văn hóa làm việc tại nhà, các nhóm chủ yếu dựa vào các công cụ cộng tác để tiếp tục làm việc từ xa. Có một số công cụ có sẵn để quản lý các nhóm từ xa, theo dõi tiến trình của họ, sắp xếp các cuộc gặp gỡ ảo và duy trì kết nối để giúp họ làm việc hiệu quả.
Tương tự, hợp tác tài liệu giữ một vị trí quan trọng không kém để giao tiếp hiệu quả. Để làm cho việc tạo, chia sẻ và cộng tác tài liệu trở nên hợp lý hơn, đây là một số công cụ cộng tác tài liệu tốt nhất mà bạn nên thử.
Để cộng tác tài liệu, Google Tài liệu là lựa chọn tốt nhất. Nó giúp dẫn đầu trò chơi cộng tác mà không tốn một xu. Nó giúp loại bỏ sự thất vọng của cả người gửi và người nhận bằng cách gán các liên kết duy nhất cho mọi tài liệu và cho phép người dùng chia sẻ chúng một cách liền mạch với một cú nhấp chuột.
Tính năng chia sẻ tài liệu cộng tác của Google Documents cho phép nhiều người dùng chỉnh sửa cùng một tài liệu, theo dõi và chấp nhận các đề xuất cũng như xem các thay đổi được đồng bộ hóa trong thời gian thực để luôn cập nhật phiên bản mới nhất. Hơn nữa, nó cho phép các biên tập viên thêm các nhận xét và đề xuất theo thời gian thực.
Là chủ sở hữu tài liệu, bạn có thể điều chỉnh quyền chỉnh sửa theo nhu cầu của mình. Bạn có thể thêm những người như người chỉnh sửa hoặc người xem bằng địa chỉ email của họ. Bạn cũng có thể đặt tài liệu thành “Chỉ xem” hoặc “Bị hạn chế” để chỉ những người có ID email từ cùng một miền mới có thể truy cập. Ngoài ra, bạn có thể kiểm soát những người có thể chia sẻ tài liệu của bạn với các thành viên khác trong nhóm.
Tuy nhiên, hầu hết mọi người đều gặp phải một vấn đề khi sử dụng Google Docs. Người dùng không biết về lời mời và các tùy chọn chia sẻ liên kết trong Google Tài liệu. Người nhận có thể tải xuống, chỉnh sửa và gửi tài liệu đã nhận qua email nếu họ không biết cách cộng tác trong Google Tài liệu. Do đó, nếu đây là lần đầu tiên họ sử dụng nó, bạn có thể cần phải giáo dục họ một chút.
Notion cho phép bạn kiểm soát hoàn toàn việc chia sẻ tài liệu. Với nó, bạn có thể dễ dàng kiểm soát những ai có thể chỉnh sửa, xem, nhận xét hoặc chia sẻ các trang Ý tưởng của bạn. Tài liệu có thể được chia sẻ với một người hoặc toàn bộ nhóm cùng một lúc.
Trong chia sẻ nhóm, bạn có thể hạn chế ai có quyền truy cập vào tài liệu, cho dù là toàn bộ nhóm hay chỉ một vài thành viên trong cả nhóm. Ví dụ, bạn có thể đặt các phó tổng biên tập của mình vào một nhóm và cấp cho họ quyền chỉnh sửa đối với thông tin bí mật chỉ bằng một cú nhấp chuột. Hoặc, bạn có thể cấp quyền chỉnh sửa cho một số người chỉnh sửa trong khi vẫn chia sẻ tài liệu với toàn bộ nhóm chỉnh sửa.
Ở thanh bên trái, Notion lưu giữ bản ghi về các trang riêng tư và được chia sẻ của bạn. Do đó, bạn có thể nhanh chóng kéo và thả các trang từ phần này sang phần khác trong khi thiết lập các quyền truy cập để khớp với các quyền đã được đặt trong phần trang riêng tư. Các quyền truy cập tương tự áp dụng cho các trang lồng nhau, nhưng sau đó bạn có thể thay đổi chúng nếu cần.
Ngoài ra, quản trị viên có quyền thay đổi quyền tài liệu của một tài liệu đã được chia sẻ cho một số thành viên từ nhóm được mời hoặc xóa ai đó có quyền truy cập vào tài liệu đó. Nếu bạn xáo trộn quyền chỉnh sửa, tất cả những gì bạn cần làm là nhấn Khôi phục. Do đó, Notion là một lựa chọn tốt cho các nhóm nhỏ có quyền kiểm soát việc chia sẻ tài liệu như vậy.
Notion tích hợp với Slack, Google Drive, Trello, Mailchimp và nhiều dịch vụ khác để chia sẻ tài liệu dễ dàng. Gói miễn phí đi kèm với những hạn chế, chẳng hạn như số lượng khách bạn có thể mời và theo dõi lịch sử. Để nhận được lợi ích tối đa, hãy xem xét nâng cấp lên gói trả phí. Xem trang Định giá để biết thêm chi tiết.
Zoho Writer cũng cho phép người dùng chia sẻ liền mạch tài liệu để cộng tác, tương tự như Google Tài liệu. Chia sẻ tài liệu với nhóm của bạn để xem xét đồng thời cho phép họ nhận xét về tệp trong thời gian thực là điều cực kỳ dễ dàng. Khi bạn để lại đề xuất của mình trong phần nhận xét, nhóm của bạn biết những gì cần chỉnh sửa và có thể thực hiện hành động nhanh chóng.
Bạn thậm chí có thể trò chuyện về sự tiến bộ của mình khi bạn làm việc. Với tư cách là chủ sở hữu tài liệu, bạn có thể bật nút chuyển đổi theo dõi để mọi thay đổi được thực hiện đối với tài liệu từ bây giờ trở đi sẽ dễ dàng được kiểm tra lại. Hơn nữa, với Zoho Writer, bạn cũng có thể chia sẻ tài liệu ra bên ngoài với những khách hàng không ở trong không gian làm việc của bạn.
Tài liệu được lưu trữ trong thư viện đám mây được tổ chức tốt và có thể được tìm kiếm và truy xuất nhanh chóng. Ngoài ra, bạn có thể dễ dàng tích hợp Zoho Writer với các ứng dụng như Google Drive, Dropbox, Evernote và Zoho Mail. Hơn nữa, Zoho Writer có giao diện chuyên nghiệp và không có quá trình học tập quá dốc. Vì vậy, bạn sẽ không gặp khó khăn khi làm quen với nó.
Khi nói đến giá cả, Zoho Writer được sử dụng miễn phí cho các cá nhân. Tuy nhiên, để được hưởng các đặc quyền bổ sung như dung lượng bổ sung hoặc bảo vệ bằng mật khẩu, bạn sẽ phải sử dụng các gói trả phí của nó. Kiểm tra trang giá của Zoho Docs để biết thêm chi tiết.
Một số tính năng hữu ích mà bạn có thể tận hưởng với Zoho Writer là:
-
Lưu tài liệu thời gian thực.
-
Khóa dữ liệu nhạy cảm.
-
Trợ lý viết được hỗ trợ bởi AI.
-
Lên lịch hoặc trực tiếp xuất bản các bài viết trên WordPress.
-
Hoạt động ngoại tuyến.
ClickUp Docs là một công cụ hiệu quả cao khác để chia sẻ tài liệu từ xa. Thông qua giao diện cộng tác tuyệt vời, được tích hợp nhiều tính năng, mọi người trong Không gian làm việc có thể cộng tác, chỉnh sửa và làm việc trên các tác vụ đồng thời.
Nó cho phép chỉnh sửa cộng tác theo phong cách của Google Tài liệu. Bạn có thể thấy con trỏ di chuyển khi ai đó đang chỉnh sửa tài liệu, với tên của họ được hiển thị phía trên con trỏ. Bằng cách nhấp vào biểu tượng ống nhòm màu vàng, bạn cũng có thể biết ai đang xem tác phẩm của mình.
Ngoài ra, các thay đổi trong thời gian thực được đồng bộ hóa trên tất cả các thiết bị để đảm bảo rằng mọi thành viên trong nhóm đều có thể truy cập vào phiên bản tài liệu mới nhất. Trong khi chia sẻ tài liệu với nhóm của mình, bạn sẽ có thể linh hoạt giữ một số tài liệu ở chế độ riêng tư trong khi mọi người đều có thể truy cập những tài liệu khác.
Hơn nữa, bằng cách bảo vệ tài liệu của mình, bạn có thể ngăn các thành viên trong nhóm cụ thể truy cập vào các tài liệu đó mà không cần xin phép bạn. Làm tổ là một trong những tính năng độc đáo của ClickUp. Nó cho phép bạn nhóm các trang trong một tài liệu và sử dụng tính năng Mối quan hệ, bạn có thể liên kết các trang liên quan trong tài liệu.
Bạn cũng có thể nhập công việc của mình từ các ứng dụng khác, bao gồm Evernote, Google Docs và thậm chí cả tài liệu Microsoft Word. Nếu bạn đang tìm kiếm một công cụ cộng tác tài liệu có độ phản hồi cao, bạn nên dùng thử ClickUp.
Nền tảng Dropbox Paper là một tùy chọn cộng tác tài liệu nâng cao khác có sẵn cho các nhóm từ xa. Với nó, bạn có thể chia sẻ tài liệu một cách liền mạch với các thành viên trong nhóm đồng thời cấp cho họ quyền truy cập vào tài liệu thông qua địa chỉ email.
Giao nhiệm vụ cho các thành viên trong nhóm của bạn chỉ bằng một vài cú nhấp chuột và tạo ngay thời hạn ngay bên cạnh thời hạn đó giúp mọi người luôn nắm bắt được thông tin. Ngoài ra, bạn có thể lên kế hoạch cho các cuộc họp của mình bằng cách liên kết các sự kiện lịch trong tài liệu được chia sẻ.
Với tư cách là cộng tác viên, bạn có thể nhanh chóng khám phá những nhiệm vụ nào đã được giao cho bạn theo tài liệu hoặc từng tài liệu và điều hướng qua các nhiệm vụ được giao cho người khác và những nhiệm vụ đã hoàn thành. Hơn nữa, trái ngược với Google Docs, Dropbox Paper hỗ trợ chia sẻ các tệp đa phương tiện, làm cho việc cộng tác trở nên hấp dẫn hơn.
Ngoài ra, Dropbox Paper cho phép bạn nhập các tài liệu Microsoft Word, Excel và PowerPoint và liên kết các tài liệu Google Tài liệu, Trang tính và Trang trình bày. Vì vậy, nếu bạn đang tìm kiếm một công cụ cộng tác giàu tính năng cho nhóm của mình, hãy dùng thử Dropbox Paper.
Đưa cộng tác tài liệu của bạn lên cấp độ tiếp theo
Hợp tác tài liệu đã tồn tại trong nhiều thập kỷ. Cung cấp cho các công cụ trong danh sách để thử đưa sự hợp tác tài liệu với nhóm của bạn lên một cấp độ tiếp theo. Để xác định công cụ nào là tốt nhất cho nhóm, bạn phải có công cụ đó do họ điều hành và chọn giải pháp phù hợp với yêu cầu của nhóm.
Bạn có các thành viên trong nhóm ở nhiều nơi khác nhau trên thế giới không? Sắp xếp một cuộc họp quan trọng chắc chắn sẽ là một thách thức nếu bạn không biết múi giờ. Nếu có, bạn nên kiểm tra công cụ chuyển đổi múi giờ để giúp công việc của bạn dễ dàng hơn.
Đọc tiếp
Giới thiệu về tác giả
