3 cách hiệu quả để sử dụng ChatGPT trong Excel
Excel là một công cụ cực kỳ hữu ích để làm việc với lượng dữ liệu lớn. Tuy nhiên, việc tìm kiếm và triển khai các công thức phù hợp đôi khi có thể là một trải nghiệm phức tạp và khó chịu. May mắn thay, ChatGPT có thể là một nguồn tài nguyên tuyệt vời để giúp vượt qua những thách thức này.
Với sự trợ giúp của mô hình ngôn ngữ AI này, bạn có thể tìm kiếm sự trợ giúp về các vấn đề liên quan đến Excel, tạo công thức và nhận phản hồi theo thời gian thực để giúp bạn tận dụng tối đa Excel. Trong bài viết này, chúng ta sẽ khám phá một số cách hiệu quả để sử dụng ChatGPT trong Excel và khám phá cách nó có thể nâng cao trải nghiệm phân tích dữ liệu của bạn.
Mục Lục
1. Sử dụng ChatGPT để tạo và triển khai công thức
Tạo hoặc tìm các công thức Excel phù hợp có thể đáng sợ và tốn thời gian. Ngoài ra, nếu công thức có lỗi, nó có thể tạo ra kết quả không chính xác, điều này thậm chí có thể phức tạp hơn để khắc phục.
Để tránh tất cả những rắc rối này, bạn có thể yêu cầu ChatGPT tạo công thức cho bạn, dựa trên các chi tiết cụ thể về những gì bạn muốn công thức của mình thực hiện. Bạn có thể yêu cầu chatbot đề xuất các công thức dựa trên các tác vụ đang thực hiện hoặc bạn có thể tìm kiếm hướng dẫn về một công thức mà bạn đã có.
Để bắt đầu, hãy liệt kê các yêu cầu cơ bản của bạn đối với công thức. Điều này có thể bao gồm một mẫu bảng tính của bạn và mô tả nhiệm vụ bạn muốn hoàn thành. Khi đã xong, bạn có thể yêu cầu ChatGPT tạo công thức. Điều này có thể bao gồm việc sử dụng trình tạo công thức/hàm hoặc thêm công thức vào bảng tính theo cách thủ công.
Đây là một ví dụ: Chúng tôi có một bảng tính chứa dữ liệu về doanh số bán hàng của các sản phẩm khác nhau ở các thành phố khác nhau và chúng tôi muốn tính tổng doanh số bán hàng cho từng sản phẩm. Chúng tôi đã nhập tất cả các chi tiết cần thiết vào ChatGPT và yêu cầu ChatGPT tính doanh số của sản phẩm A.
Đây là cách nó trả lời:
Chúng tôi đã làm theo các bước chính xác trong bảng tính Excel của mình và công thức tính toán tổng doanh thu một cách chính xác.
Khi yêu cầu ChatGPT tạo công thức cho bạn, bạn cần lưu ý một số điều sau:
- Bạn cung cấp càng nhiều thông tin thì càng tốt. Đảm bảo hướng dẫn của bạn rõ ràng và cụ thể. Nếu bảng tính không quá dài, bạn có thể sao chép nội dung của bảng tính và cung cấp cho chatbot để phản hồi chính xác hơn. Chúng tôi cũng đã nói về cách viết lời nhắc ChatGPT hiệu quả để có câu trả lời hay nhất trong hướng dẫn trước của chúng tôi mà bạn có thể tham khảo cho mục đích này.
- Kiểm tra kỹ định dạng và cú pháp của các công thức được tạo bởi ChatGPT. Nếu bất kỳ điều nào trong số này không chính xác, Excel sẽ trả về lỗi.
- Luôn kiểm tra lại kết quả để đảm bảo độ chính xác. Mặc dù ChatGPT có thể tạo công thức cho bạn nhưng nó cũng có những hạn chế nhất định. Tốt nhất là kiểm tra công thức trên một mẫu dữ liệu nhỏ để đảm bảo rằng nó tạo ra kết quả chính xác.
Bằng cách ghi nhớ những điểm này, bạn có thể sử dụng chatbot hiệu quả hơn và tự tin hơn để vượt qua mọi nỗi sợ hãi mà bạn có thể gặp phải khi làm việc với bảng tính.
2. Sử dụng ChatGPT để tạo Macro
Macro là một tập hợp các hướng dẫn yêu cầu Excel thực hiện các tác vụ nhất định theo một thứ tự nhất định. Điều này có nghĩa là macro cho phép bạn ghi lại một nhóm hành động cụ thể và sau đó thực hiện nó sau chỉ bằng một cú nhấp chuột mà không cần phải viết mã theo cách thủ công mỗi lần.
Tuy nhiên, việc tạo macro trong Excel có thể hơi khó khăn, đặc biệt nếu bạn không quen với lập trình hoặc VBA. May mắn thay, ChatGPT có thể hỗ trợ bạn trong quá trình này bằng cách cung cấp hướng dẫn và lời khuyên hữu ích.
Hãy xem một ví dụ. Chúng tôi có một bảng tính dữ liệu bán hàng với các cột sau:
- Tên nhân viên
- Vùng đất
- Một phần tư
- Tổng doanh số
Chúng tôi muốn tạo một bộ lọc sẽ hiển thị tổng doanh số bán hàng được thực hiện trong quý đầu tiên cho khu vực phía Bắc. Chúng tôi đã mô tả điều này với ChatGPT và tạo một macro cho điều này, như minh họa bên dưới:
Khi bạn có macro cần thiết, hãy triển khai và chạy nó:
- Nhấn nút thay thế + F11 trên bàn phím của bạn để mở Visual Basic Editor.
- Trong cửa sổ sau, điều hướng đến Chèn > mô-đun.
- Tại đây, nhập mã mà bạn đã sao chép từ ChatGPT trước đó.
- Đóng hộp thoại và nhấp vào Tài liệu > Lưu thành.
- Mở rộng danh sách thả xuống Lưu dưới dạng và chọn Sổ làm việc hỗ trợ macro Excel.
- Nhấp chuột Cứu để lưu tệp macro.
- Bây giờ, hãy quay lại bảng tính của bạn và đi đến nhà phát triển chuyển hướng.
- Bấm vào macro và lựa chọn LọcDữ liệu từ danh sách.
- Cuối cùng, đánh Chạy.
Bây giờ, macro này sẽ lọc dữ liệu của bạn để chỉ hiển thị doanh số bán hàng cho khu vực được nhắm mục tiêu.
3. Sử dụng ChatGPT để tự động gửi email
Khi quản lý một nhóm lớn, việc tự động hóa các tác vụ như gửi email có thể là cứu cánh. Excel cung cấp nhiều phương pháp khác nhau để tự động gửi email, điều này đặc biệt hữu ích khi gửi email cho một nhóm người có thông tin chi tiết giống nhau một cách thường xuyên. Ngoài ra, việc kết hợp ChatGPT có thể hợp lý hóa hơn nữa quy trình tự động hóa email để đạt hiệu quả tối đa.
Cách dễ nhất để làm như vậy là yêu cầu ChatGPT tạo macro VBA có liên quan. Phương pháp này khá giống với các bước chúng tôi đã mô tả ở trên. Hãy xem nhanh một ví dụ.
Giả sử chúng ta có một danh sách các địa chỉ email của ban quản lý cấp cao của công ty chúng ta và chúng ta cần gửi cho họ báo cáo doanh thu trong quý đầu tiên qua email. Đây là cách chúng tôi sẽ yêu cầu ChatGPT tạo macro VBA.
Khi chúng tôi có macro, chúng tôi sẽ lưu mô-đun và chạy nó bằng cách làm theo các bước được mô tả ở trên. Đơn giản vậy thôi! Ngoài ba phương pháp sử dụng ChatGPT trong Excel mà chúng tôi đã liệt kê, bạn cũng có thể sử dụng chatbot để phân tích và trực quan hóa dữ liệu trong Excel với sự trợ giúp của các công cụ như Biểu đồ và Công cụ phân tích dữ liệu. Bạn có thể yêu cầu ChatGPT giải thích cách sử dụng các công cụ này một cách hiệu quả.
Ngoài ra, bạn có thể sử dụng ChatGPT để khắc phục sự cố trong Excel bằng cách cung cấp cho nó thông tin chi tiết về lỗi mà bạn đang gặp phải. Mặc dù có một số điều mà ChatGPT chưa thể thực hiện trong Excel nhưng đây là một công cụ tuyệt vời có thể giúp bạn trở thành một chuyên gia về bảng tính.
ChatGPT để giải cứu
ChatGPT là một tài nguyên quý giá để tận dụng tối đa Excel. Bạn có thể sử dụng nó để tạo các công thức mới, nhận trợ giúp về bất kỳ lỗi bảng tính nào và thậm chí học các kỹ năng mới bằng cách yêu cầu nó giải thích cách thức hoạt động của một số tính năng. Nếu được sử dụng đúng cách, nó có thể giúp bạn tối đa hóa năng suất Excel của mình và vượt qua mọi nỗi sợ hãi về bảng tính mà bạn có thể mắc phải.
