10 Tiện ích bổ sung Google Tài liệu Tốt nhất cho Tài liệu Chuyên nghiệp hơn

Microsoft Word có thể là trình xử lý văn bản được sử dụng rộng rãi nhất, nhưng Google Docs cũng đang trở nên phổ biến nhanh chóng. Google Documents cho phép nhiều người dùng chỉnh sửa cùng một tài liệu. Đây cũng là tùy chọn an toàn hơn để tạo và lưu tài liệu trực tuyến bằng Google Docs hơn là chỉ lưu một bản sao trên máy tính của bạn.

Cùng với các tính năng thông thường, Google Docs cũng hỗ trợ một loạt các tiện ích bổ sung để giúp bạn định dạng tài liệu đúng cách. Các tiện ích bổ sung này được tìm thấy trong tùy chọn menu Tiện ích bổ sung.

Dưới đây là một số tiện ích bổ sung hữu ích của Google Tài liệu mà bạn có thể sử dụng để tạo tài liệu chuyên nghiệp.

1. Trình tạo tài liệu

Tính năng này được sử dụng để tạo đoạn trích và lưu các kiểu tùy chỉnh. Điều đó có nghĩa là bạn có thể sử dụng nó để chèn các đoạn văn bản mà bạn sử dụng thường xuyên. Những thứ như cấu trúc bạn sử dụng để viết một loại tài liệu cụ thể hoặc mẫu Google Tài liệu giúp cuộc sống của bạn dễ dàng hơn.

Cách sử dụng:

1. Đi đến Tiện ích bổ sung> Trình tạo tài liệu> Mở thanh bên.
2. Duyệt qua menu và chèn một trong các đoạn mã cài sẵn.
3. Để chèn bất kỳ văn bản, hình ảnh hoặc định dạng nào từ các tài liệu cũ hơn, hãy nhấp vào Ổ đĩa của tôi biểu tượng.

Tải xuống: Doc Builder (Miễn phí)

2. Bộ chỉnh trang

Sử dụng tiện ích bổ sung này để đặt kích thước trang tùy chỉnh. Google Tài liệu sẽ đảm bảo rằng kích thước trang được giữ lại trong khi xuất tài liệu dưới dạng PDF.

Cách sử dụng:

1. Đi tới menu tiện ích bổ sung
2. Lựa chọn Bộ chỉnh trang> Đặt kích thước trang.
3. Nhập kích thước của trang mà bạn cần.

Tải xuống: Bộ chỉnh trang (Miễn phí)

3. Trình dọn dẹp văn bản

Công cụ này được sử dụng để loại bỏ mọi định dạng không cần thiết và làm sạch văn bản. Nếu bạn chọn Xóa định dạng trong Google Tài liệu, nó sẽ khiến tất cả các định dạng của bạn bị xóa. Mặt khác, Text Cleaner cho phép bạn xóa định dạng chỉ khỏi một khu vực đã chọn. Ngắt dòng và dấu cách cũng bị loại bỏ.

Cách sử dụng:

1. Chọn phần văn bản bạn muốn làm sạch.
2. Lựa chọn Trình dọn dẹp văn bản từ menu tiện ích bổ sung.
3. Chuyển đến tùy chọn cấu hình.
4. Chọn định dạng bạn muốn giữ hoặc xóa và nhấn Tiết kiệm.

Tải xuống: Text Cleaner (Miễn phí)

4. Khối mã

Điều này có thể được sử dụng để thêm mã định dạng vào tài liệu của bạn. Tính năng này đặc biệt hữu ích khi bạn đang viết tài liệu mã và muốn các lập trình viên khác nhận xét về công việc của bạn.

Cách sử dụng:

1. Chọn mã trong tài liệu.
2. Đi đến Khối mã> Bắt đầu.
3. Đặt ngôn ngữ và chủ đề.
4. Bạn có thể dùng Xem trước để xem mã được định dạng sẽ trông như thế nào trong văn bản.
5. Loại bỏ nền của văn bản hoặc tiếp tục sử dụng nó, tùy thuộc vào nhu cầu của bạn.

Tải xuống: Khối mã (Miễn phí)

5. Trình nhập bảng PDF

Tiện ích bổ sung Google Tài liệu này cho phép bạn nhập trực tiếp bất kỳ bảng PDF nào vào tài liệu của mình. Vì vậy, bạn không phải chuyển đổi tệp PDF trước khi sao chép dữ liệu.

Cách sử dụng:

1. Đi đến Tiện ích bổ sung> Trình nhập bảng PDF> Nhập bảng.
2. Nhấn vào Mở tệp và chọn tệp PDF.
3. Sử dụng Lựa chọn để chọn vùng bảng bạn sẽ sao chép vào tài liệu của mình.
4. Nhấp chuột Trích xuất.

Tải xuống: Trình nhập bảng PDF (Miễn phí)

6. Dịch đoạn tài liệu

Như tên cho thấy, bạn có thể sử dụng tiện ích bổ sung này để dịch các khối văn bản trong Google Tài liệu. Tiện ích bổ sung Dịch đoạn tài liệu hỗ trợ hầu hết các ngôn ngữ phổ biến như tiếng Anh, tiếng Tây Ban Nha, tiếng Pháp, tiếng Đức và tiếng Nhật với nhiều ngôn ngữ hơn dự kiến ​​sẽ sớm được thêm vào.

Cách sử dụng:

1. Chọn khối văn bản bạn muốn dịch.
2. Khởi chạy tiện ích bổ sung Dịch đoạn tài liệu.
3. Trong menu bổ trợ, chọn ngôn ngữ để dịch văn bản
4. Trong tab thứ hai, hãy nhấp vào Chuyển sang.

Tải xuống: Docs ParagraphTranslate (Miễn phí)

Ghi chú: Ứng dụng chỉ có thể được sử dụng trong trình duyệt Chrome và Safari. Bạn cũng có thể thêm từ điển đồng nghĩa vào Google Tài liệu để có thêm tùy chọn ngôn ngữ.

7. Biểu tượng cho Trang trình bày & Tài liệu

Ngay cả khi bạn tìm thấy trực tuyến biểu tượng mong muốn, có khả năng bạn sẽ chỉ tìm thấy một hình ảnh chất lượng thấp, vì vậy bạn có thể gặp khó khăn khi cố gắng tạo các tài liệu Google đẹp. Với Biểu tượng cho Trang trình bày & Tài liệu, bạn có quyền truy cập vào hơn 5 triệu biểu tượng.

Cách sử dụng:

1. Đi đến Tiện ích bổ sung> Biểu tượng cho Trang trình bày & Tài liệu> Bắt đầu.
2. Sử dụng Tìm kiếm các biểu tượng trường để tìm biểu tượng mà bạn muốn chèn.
3. Nhấp vào một trong các biểu tượng và chọn kích thước.
4. Nhấp chuột Chèn.

Tải xuống: Biểu tượng cho Trang trình bày & Tài liệu (Miễn phí)

8. DocSecrets

Một ứng dụng bảo mật cho phép bạn sử dụng bảo vệ bằng mật khẩu trên tài liệu của mình. Sau khi bạn áp dụng DocSecrets, chỉ bạn và những người được bạn chia sẻ mật khẩu mới có thể truy cập vào một số phần nhất định của tài liệu và thực hiện bổ sung cho nó.

Cách sử dụng:

1. Nhập mật khẩu vào bảng điều khiển bên của DocSecrets.
2. Nhập bất kỳ văn bản bí mật nào bạn muốn vào Chèn đồng ruộng.
3. Để ẩn văn bản hiện có, hãy chọn văn bản và nhấp vào Văn bản kiểm duyệt để che giấu nó.
4. Chia sẻ mật khẩu của bạn với những người bạn chọn và họ sẽ có thể xem văn bản sau khi cài đặt Doc Secrets trên trang Google Docs của họ.

Tải xuống: DocSecrets (Miễn phí)

Ghi chú: Không nên sử dụng tiện ích bổ sung này cho dữ liệu nhạy cảm như thông tin tài chính, vì nó không thể đảm bảo an toàn toàn bộ.

9. Đọc to TTS

Về cơ bản, nó là một ứng dụng chuyển văn bản thành giọng nói mà bạn có thể sử dụng trên Google Documents của mình. Hiện tại, bạn chỉ có thể sử dụng Read Aloud TTS để chương trình đọc to văn bản cho bạn. Mặc dù tiện ích bổ sung này tự nhiên được sử dụng nhiều cho người dùng khiếm thị, nhưng người dùng thông thường cũng có thể sử dụng tiện ích bổ sung này để tạm dừng việc nhìn chằm chằm vào màn hình máy tính.

Cách sử dụng:

1. Chọn phần văn bản mà bạn muốn đọc to.
2. Đi đến Đọc to TTS trong menu tiện ích bổ sung và sử dụng thanh bên để định cấu hình cài đặt. Một giọng nói robot sẽ đọc văn bản cho bạn.

Tải xuống: Đọc to TTS (Miễn phí)

Ghi chú: Nếu bạn cho rằng Read Aloud TTS cải thiện năng suất của bạn, bạn có thể cài đặt một tiện ích mở rộng trình duyệt chuyển văn bản thành giọng nói.

10. Sơ đồ Lucidchart

Sử dụng Lucidchart để thêm tất cả các loại đồ họa vào tài liệu của bạn. Lúc đầu, tiện ích bổ sung này có thể hơi khó sử dụng. Mặc dù nó làm cho quá trình tạo biểu đồ dễ dàng hơn, nhưng bạn sẽ phải ra ngoài Google Documents để hoàn thành biểu đồ.

Cách sử dụng:

1. Đặt con trỏ vào vị trí bạn muốn chèn sơ đồ.
2. Truy cập ứng dụng Lucidchart để xây dựng sơ đồ một cách chi tiết.
3. Sau khi hoàn tất, bạn có thể chèn hình ảnh từ thanh bên Lucidchart.

Tải xuống: Sơ đồ Lucidchart (Miễn phí)

Tạo tài liệu trực tuyến tốt hơn

Với sự trợ giúp của các tiện ích bổ sung này, bạn sẽ không cần phải quay lại Microsoft Word để tạo toàn bộ tài liệu của mình và sau đó tải lên trực tuyến để cho phép đồng nghiệp xem công việc của bạn và thêm thông tin đầu vào của họ. Google Tài liệu hiện có thể được sử dụng để tạo hầu như bất kỳ loại tài liệu nào mà bạn có thể tạo bằng MS Word.

Thêm vào đó là những lợi thế khác do tạo tài liệu trực tuyến mang lại và các thang điểm bắt đầu nghiêng về phía Google Documents. Đặc biệt vì bạn cũng có thể sử dụng Google Documents trên thiết bị di động của mình hoặc đồng bộ hóa với Google Keep, cho phép các tính năng ghi chú, tìm kiếm và gắn thẻ.

Đọc tiếp

Thông tin về các Tác giả