10 Sai Lầm Khiến Email Ngoài Văn Phòng Của Bạn Không Chuyên Nghiệp
Bạn sẽ thấy mình đang làm việc ngược thời gian trước khi nghỉ phép. Giống như hầu hết các nhân viên, bạn phải giao nhiệm vụ, hoàn thành các sản phẩm đang chờ xử lý và tổ chức các cuộc họp. Tất cả những nghĩa vụ này có thể mất cả tuần.
Xem xét lịch trình bận rộn của bạn, bạn có thể bỏ qua các nhiệm vụ có vẻ nhỏ nhưng quan trọng như thiết lập email ngoài văn phòng (OOO). Vâng, bạn đang gấp, nhưng vui lòng không sao chép-dán các mẫu. Duy trì hình ảnh chuyên nghiệp, đáng kính ngay cả khi bạn nghỉ bằng cách tránh 10 lỗi này trong email vắng mặt tại văn phòng.
Mục Lục
1. Viết tắt của Out-of-Office là OOO
Sử dụng chữ viết tắt OOO một cách tiết kiệm. Mặc dù hầu hết mọi người đều biết ý nghĩa của nó, nhưng việc gõ “out of office” trông chuyên nghiệp hơn. Nó duy trì một giai điệu trang trọng. Các cá nhân bảo thủ thậm chí có thể thấy việc lạm dụng các chữ viết tắt không phù hợp trong giao tiếp kinh doanh.
Quy tắc tương tự áp dụng cho các từ viết tắt khác. Luôn đánh vần đề cập đầu tiên của họ—chỉ sử dụng biệt ngữ sau khi xác định rõ ràng về họ. Làm cho nó dễ dàng nhất có thể để hiểu email của bạn.
Bạn có thể sử dụng OOO trong dòng tiêu đề email của mình nếu cụm từ đầy đủ quá dài. Lý tưởng nhất là ở dưới 60 ký tự.
2. Lạm dụng Truyện cười và Trò chơi chữ
Nhiều nhân viên nói đùa trong các email ngoài văn phòng của họ. Những nhận xét dí dỏm về việc không trả lời vì họ đang nhấm nháp bơ thực vật hoặc bơi cùng cá heo là điều phổ biến. Bạn thậm chí có thể đã nhận được một số trước đây.
Mặc dù sự hài hước giúp nâng cao tinh thần và thúc đẩy tình bạn thân thiết, nhưng bạn phải thể hiện nó một cách cẩn thận. Có một thời gian và địa điểm cho những trò đùa tại nơi làm việc. Và chơi chữ gửi hàng loạt thông qua tin nhắn ngoài văn phòng có thể gây hiểu lầm, đặc biệt là với những người bạn hầu như không biết.
Không sử dụng những câu nói đùa trong các email ngoài văn phòng. Bạn có thể gửi chúng cho những người đồng nghiệp thân thiết, nhưng tránh những lời châm biếm xúc phạm về sếp và đồng nghiệp của bạn. Sử dụng những trò đùa an toàn trong công việc hoặc không có gì cả.
3. Không cho biết khi nào bạn sẽ quay lại văn phòng
Mặc dù không phổ biến nhưng một số người quên đề cập đến ngày trở lại của họ trong các email ngoài văn phòng. Họ sử dụng các mẫu chung chung hoặc tập trung vào thông tin không cần thiết. Đó là một sai lầm không chuyên nghiệp và tốn kém. Đồng nghiệp của bạn thậm chí có thể nghĩ rằng bạn không đáng tin cậy khi bỏ qua những chi tiết quan trọng như vậy.
Để đảm bảo sự rõ ràng, hãy chia nhỏ tình trạng sẵn có của bạn. Cho biết ngày nghỉ phép và ngày trở lại của bạn, sau đó đặt khoảng thời gian bạn sẽ trực tuyến để trả lời tin nhắn công việc. Lịch trình chi tiết giảm thiểu nguy cơ email không được yêu cầu hoặc chuyển hướng sai.
4. Không Chỉ Định Thế Nào Là Tình Trạng Khẩn Cấp
Xác định rõ ràng điều gì cấu thành trường hợp khẩn cấp nếu bạn đính kèm các số liên lạc thay thế trong email ngoài văn phòng của mình. Nói, “Nhắn tin trong trường hợp khẩn cấp!” là mơ hồ. Một số người nhận có thể vượt quá ranh giới và tấn công bạn bằng những yêu cầu liên quan đến công việc, làm gián đoạn thời gian nghỉ của bạn.
Để rõ ràng, hãy cung cấp các ví dụ về các sự cố có thể sẽ xảy ra. Chỉ định các kênh thích hợp cho các mối quan tâm và giao thức không khẩn cấp khi nhắn tin trực tiếp cho bạn. Và đừng ngần ngại bỏ qua những đồng nghiệp bỏ qua những hướng dẫn này.
5. Nói với mọi người về số điện thoại khẩn cấp của bạn
Ngừng đính kèm số liên lạc của bạn vào tất cả các email ngoài văn phòng của bạn. Một số người vẫn sẽ vượt qua ranh giới ngay cả khi bạn đặt ra các giao thức và hướng dẫn rõ ràng. Thật không may, không phải ai cũng tôn trọng giờ nghỉ của đồng nghiệp.
Thay vì tranh cãi với những cá nhân này, hãy hạn chế tương tác với họ hoàn toàn. Đừng cung cấp cho họ chi tiết liên lạc của bạn. Giao phó số điện thoại của bạn cho một số cá nhân được lựa chọn cẩn thận mà bạn kết thân trong và ngoài văn phòng.
Chỉ định một người liên hệ tạm thời thay vì gửi thông tin liên hệ cá nhân của bạn hàng loạt. Yêu cầu họ xử lý tin nhắn của bạn trong thời gian bạn nghỉ phép. Họ nên tổ chức các nhiệm vụ đang chờ xử lý để bạn có thể nhanh chóng bắt đầu làm việc khi trở lại văn phòng.
Trong những trường hợp như vậy, việc thuê một trợ lý cá nhân là thuận tiện. Nếu bạn không thể nhận được, hãy hỏi đồng nghiệp xem họ có thể tạm thời trả lời tin nhắn công việc của bạn không. Chỉ cần chắc chắn rằng bạn làm theo đúng quy trình. Đổ khối lượng công việc của bạn cho cấp dưới ngẫu nhiên là lạm dụng và bất công.
7. Chia sẻ quá nhiều chi tiết về lý do bạn nghỉ phép
Tính minh bạch của nơi làm việc là điều đáng ngưỡng mộ, nhưng việc chia sẻ quá nhiều email ngoài văn phòng khiến bạn trông thiếu chuyên nghiệp. Giữ cuộc sống cá nhân của bạn riêng tư. Phần lớn tin nhắn của bạn nên bao gồm ngày trở lại và điểm liên lạc tạm thời, không phải lý do nghỉ phép của bạn.
Hơn nữa, bạn không nợ đồng nghiệp của mình một lời giải thích. Giữ bí mật lý do nghỉ việc của bạn trừ khi nó ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh. Giả sử đối tác của bạn đang trải qua phẫu thuật. Chỉ cần nói rằng bạn có một số vấn đề cá nhân cần giải quyết thay vì nói với mọi người về trường hợp khẩn cấp y tế.
8. Nói rằng bạn sẽ thường xuyên kiểm tra hộp thư đến
Tránh nói rằng bạn sẽ kiểm tra tin nhắn của mình. Việc cung cấp tính khả dụng liên tục mà không cần cân nhắc sẽ đánh bại mục đích gửi email ngoài văn phòng. Người nhận thậm chí có thể không tôn trọng nghỉ phép của bạn. Họ sẽ nghĩ việc gọi điện và nhắn tin cho bạn như họ vẫn làm thường xuyên là hoàn toàn bình thường.
Bám sát ngày trở lại được chỉ định của bạn. Tất nhiên, bạn có thể kiểm tra hộp thư đến của mình, trả lời các thư quan trọng và quản lý tác vụ, nhưng không bao giờ đảm bảo tính khả dụng của bạn. Đồng nghiệp của bạn không kiểm soát được các vấn đề cá nhân của bạn.
9. Tái sử dụng các mẫu chung chung ngoài văn phòng
Những người làm việc bận rộn có xu hướng tái chế các email ngoài văn phòng của họ. Họ sẽ chỉ sao chép và chỉnh sửa các tin nhắn cũ của mình, giúp họ không phải viết lại từ đầu. Mặc dù thuận tiện, nhưng nó có vẻ lười biếng. Một số người nhận thậm chí có thể cảm thấy rằng bạn đã nhắn tin cho họ như một sự suy nghĩ lại.
Thay vào đó, hãy thể hiện tính chuyên nghiệp bằng cách soạn email OOO mới bất cứ khi nào bạn nghỉ phép. Viết không tốn thời gian như bạn có thể sợ. Bạn thậm chí có thể lấy cảm hứng từ các mẫu trực tuyến hoặc ChatGPT khi viết những email khó—chỉ cần không sao chép-dán chúng.
10. Chỉ Gửi Email Ngoài Văn Phòng Thông Qua Một Nền Tảng Giao Tiếp
Thiết lập tin nhắn vắng mặt trên các nền tảng công việc của bạn. Với việc các công ty hiện đại tối đa hóa các công cụ kỹ thuật số, ngày nay nhân viên văn phòng thường sử dụng nhiều kênh liên lạc. Họ sử dụng các ứng dụng khác nhau cho email, tin nhắn nhanh và cuộc gọi video. Bao gồm tất cả các nền tảng này để thông báo nghỉ phép của bạn một cách hiệu quả; nếu không, một số có thể không nhận được bản ghi nhớ của bạn.
Ngoài ra, hãy thay đổi các tin nhắn vắng mặt của bạn. Email yêu cầu cách diễn đạt trang trọng, nhưng bạn có thể thực hiện theo cách tiếp cận thông thường trên các ứng dụng nhắn tin tức thì. Giả sử văn phòng của bạn sử dụng Slack. Thay vì dán cùng một email vắng mặt, hãy soạn một tin nhắn ngắn, thoải mái và cập nhật trạng thái hồ sơ của bạn thành “Vắng mặt”.
Không bao giờ gửi một email vắng mặt không chuyên nghiệp khác
Phấn đấu cho một email ngoài văn phòng được cá nhân hóa. Nó sẽ trả lời các câu hỏi mà người giám sát, đối tác và đồng nghiệp của bạn có thể hỏi. Bằng cách đó, sự vắng mặt của bạn sẽ không ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh.
Và hãy thử sử dụng các dòng kết thúc mới để làm cho các email vắng mặt của bạn trở nên chuyên nghiệp hơn. Nói rằng, “Tôi rất mong nhận được phản hồi từ bạn!” nghe có vẻ xa vời. Người nhận email của bạn sẽ đánh giá cao lối thoát được cá nhân hóa nhưng vẫn phù hợp với công việc.