10 cách tốt hơn để yêu cầu theo dõi hơn là nói “Tôi chưa nhận được tin tức từ bạn”
Mọi người thường bắt đầu các email tiếp theo với cùng một dòng mở đầu: “Tôi vẫn chưa nhận được phản hồi từ bạn.” Mặc dù thẳng thắn, nhưng nó cũng có vẻ thô lỗ. Bạn phải cẩn thận lựa chọn cách diễn đạt của mình để truyền đạt một giọng điệu quyết đoán nhưng lịch sự khi gửi email công việc.
Người nhận có thể nhận được hàng chục tin nhắn bắt đầu bằng “Tôi chưa nhận được từ bạn”, vì vậy hãy thử sử dụng một dòng mở đầu khác. Dưới đây là một số cách chuyên nghiệp, thân thiện với công việc để yêu cầu theo dõi.
Mục Lục
1. “Chỉ cần theo dõi nếu bạn có cơ hội [Insert Prior Request]”
“Chỉ cần theo dõi nếu bạn có cơ hội [request]” là một thông điệp tiếp theo khiêm tốn nhưng chủ động. Nó khuyến khích phản hồi nhanh chóng mà không có vẻ hung hăng thụ động. Người nhận thích những cú huých nhẹ nhàng và đề cập tinh tế đến các yêu cầu trước đó hơn là những lời mở đầu gây cảm giác tội lỗi.
Hơn nữa, dòng này ngụ ý rằng bất kỳ phản hồi chậm trễ nào là không cố ý. Cách tiếp cận đồng cảm sẽ xây dựng mối quan hệ—bạn có nhiều khả năng gợi lên phản ứng tích cực hơn nếu bạn thể hiện sự quan tâm đến hoàn cảnh của bên kia.
Lấy email dưới đây làm ví dụ. Người gửi tránh giọng điệu bán hàng bằng cách hỏi một câu hỏi ân cần nhưng chủ động trước khi chèn một lời kêu gọi hành động (CTA) ngắn gọn.
2. “Thật tuyệt khi được gặp bạn tại [Event or Gathering]”
Dòng “Thật tuyệt khi được gặp bạn tại [event or gathering]” là một công cụ phá băng tiện lợi. Nó xác định rằng bạn đã gặp trực tiếp người nhận và nhớ lại những khoảnh khắc được chia sẻ. Mọi người ưu tiên email từ những người họ biết hơn là người lạ.
Việc tham khảo các cuộc hội thoại trước đó cũng giúp bạn phân biệt được bất kỳ ưu đãi hoặc quảng cáo chiêu hàng nào mà không có vẻ gì là bán hàng. Việc đột ngột bỏ CTA sẽ chỉ đẩy người đọc ra xa. Để có được phản hồi thuận lợi, trước tiên hãy xây dựng mối quan hệ chuyên nghiệp và chiếm được lòng tin của đối phương.
3. “Chỉ cần đưa Thư này lên đầu Hộp thư đến của bạn”
Nói, “Chỉ cần đưa thư này lên đầu hộp thư đến của bạn” để mở đầu vui vẻ nhưng khẩn cấp. Nó nhấn mạnh tầm quan trọng của phản hồi nhanh chóng mà không khiến bạn trông có vẻ thiếu kiên nhẫn. Người nhận sẽ đánh giá cao sự quan tâm của bạn đối với hộp thư bận rộn của họ.
Sử dụng dòng này cũng giúp bạn tiết kiệm được rắc rối khi gửi lại tin nhắn. Chỉ cần đảm bảo rằng bạn trả lời đúng chủ đề để người nhận có thể nhanh chóng tham khảo các phần trước của cuộc hội thoại.
4. “Hộp thư đến của bạn phải được tải ngay bây giờ. Bạn có muốn thảo luận [Insert Matter] Qua một cuộc gọi nhanh?”
Các phần tiếp theo về các chủ đề phức tạp hơn cần có kế hoạch hành động cụ thể. Thay vì chỉ gửi một thông điệp khác, hãy đề xuất một giải pháp rõ ràng, dễ hiểu để đạt được mục tiêu chung. Giả sử bạn đang giới thiệu một dự án quan trọng. Bạn có thể đẩy nhanh quá trình bằng cách nói: “Hộp thư đến của bạn phải được tải ngay bây giờ. bạn có muốn thảo luận [matter] qua một cuộc gọi nhanh?” Đó là trực tiếp và chủ động nhưng tôn trọng.
Sử dụng các ứng dụng lên lịch cuộc họp như Calendly hoặc Rally khi quyết định ngày giờ cuộc gọi của bạn. Họ loại bỏ các email qua lại không cần thiết trong quá trình đặt lịch hẹn.
5. “Chỉ cần gửi một lời nhắc nhở nhẹ nhàng về [Insert Task] Vì nó nhạy cảm với thời gian
Kiểm soát cuộc trò chuyện bằng cách nói, “Chỉ cần gửi một lời nhắc nhở nhẹ nhàng về [task] vì nó nhạy cảm với thời gian.” Đó là một mở đầu có thẩm quyền nhưng tôn trọng thu hút sự chú ý của người đọc. Và bằng cách giải thích mức độ khẩn cấp của tình huống, họ sẽ hiểu rõ hơn lý do bạn gửi thư theo dõi.
6. “Xin lỗi vì sự bất tiện này, nhưng [Insert Request]”
Dòng “Xin lỗi vì sự bất tiện này, nhưng [request].” là một mở đầu nhẹ nhàng, lịch sự để theo dõi. Sử dụng nó khi yêu cầu ủng hộ hoặc hỗ trợ. Người nhận có thể bỏ qua bạn hoàn toàn nếu email của bạn chỉ ném bom họ với các yêu cầu.
Mặc dù tôn trọng nhưng chúng tôi khuyên bạn không nên nói sớm trong các cuộc trò chuyện. Những người có ý định xấu lợi dụng những người xin lỗi một cách không cần thiết hoặc quá lịch sự. Hãy nhớ rằng: không phải ai cũng xứng đáng với lòng tốt của bạn.
7. “Chỉ muốn kiểm tra lại xem [Insert Question]?”
“Chỉ muốn kiểm tra lại xem [insert question]?” là trung lập. Không giống như các phần mở đầu khác, nó không cho rằng người đọc đã bỏ qua các email trước đó của bạn. Đó là một bước tiếp theo đơn giản, dễ hiểu để bên kia xin lỗi vì sự chậm trễ hoặc giải thích tình huống.
Những dòng mở đầu ngắn gọn cũng giúp loại bỏ sự lộn xộn trong email của bạn. Người nhận thư thường trì hoãn việc đọc và trả lời thư với phần giới thiệu dài dòng, tẻ nhạt. Đừng vòng vo nữa, nếu không bạn sẽ mất sự chú ý của họ.
8. “Chúng tôi có thể giúp gì khác không [Insert Project or Task] để có được bóng lăn?”
Bạn có thể nói, “Chúng tôi có thể giúp gì khác cho bạn không? [insert project or task] để có được bóng lăn?” để quảng cáo chiêu hàng trực tiếp, tích cực hơn. Nó cho người nhận biết rằng bạn đã sẵn sàng ký kết thỏa thuận bất cứ lúc nào. Xem xét giai điệu bán hàng của nó, chỉ sử dụng nó cho những người đã quan tâm đến việc kinh doanh với bạn.
9. “Tôi muốn hỏi liệu bạn có còn hứng thú với [Insert Offer] và Kiểm tra kỹ với bạn trước khi hoàn thiện mọi thứ về phía chúng tôi”
“Tôi muốn hỏi liệu bạn có còn hứng thú với [offer] và kiểm tra kỹ với bạn trước khi hoàn thiện mọi thứ về phía chúng tôi.” Đây là một cách chủ động nhưng lịch sự để chốt giao dịch. Phần đầu yêu cầu xác nhận trực tiếp. Nó ngụ ý rằng bạn đã liên hệ vì người nhận quan tâm đến ưu đãi của bạn.
Trong khi đó, tuyên bố thứ hai thể hiện tư duy lấy khách hàng làm trung tâm. Bất kể bản chất giao dịch của bạn là gì, các đối tác kinh doanh có nhiều khả năng phản ứng tích cực hơn nếu bạn ưu tiên nhu cầu của họ.
10. “Chỉ cần gửi tin nhắn này trong trường hợp nó bị trượt qua mạng”
Nói cụm từ “chỉ cần gửi tin nhắn này trong trường hợp nó lọt qua mạng” nghe có vẻ dễ tiếp cận. Nó sẽ gửi một lời nhắc nhở nhẹ nhàng trong khi vẫn duy trì một giai điệu tích cực. Bên kia sẽ không cảm thấy xấu hổ về phản ứng không kịp thời của họ, do đó thúc đẩy mối quan hệ hợp tác và hiểu biết.
Điều đó nói rằng, chọn thành ngữ của bạn một cách cẩn thận. Mặc dù chúng thêm màu sắc cho các cuộc trò chuyện, nhưng những cụm từ bất thường sẽ tạo ra sự hiểu lầm. Chỉ sử dụng một trong số ít thông điệp và đảm bảo rằng người đọc sẽ hiểu nó dựa trên ngữ cảnh.
Gửi email theo dõi lịch sự, chuyên nghiệp
Không có mẫu chung nào phù hợp với mọi giao tiếp trong công việc, vì vậy hãy tùy chỉnh các dòng mở đầu ở trên cho phù hợp. Giọng điệu tổng thể của bạn sẽ phụ thuộc vào bản chất của cuộc trò chuyện của bạn. Ví dụ: bạn có thể sử dụng cách diễn đạt thông thường với đồng nghiệp của mình, nhưng email công việc nghiêm túc yêu cầu ngôn ngữ trang trọng.
Và đừng ngừng chỉnh sửa ở dòng mở đầu. Email của bạn phải có phần giới thiệu chắc chắn, nội dung hấp dẫn và dòng kết thúc mạnh mẽ để để lại ấn tượng vững chắc. Nếu không, người nhận có thể không coi trọng bạn. Chỉnh sửa bản nháp của bạn nhiều lần đối với những vấn đề khiến bạn trông thiếu chuyên nghiệp, ví dụ: lỗi chính tả, sai sót và các tệp đính kèm không cần thiết.